河南全自動外呼系統(tǒng)平臺（網(wǎng)絡(luò)電話外呼系統(tǒng)平臺）

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本文目錄一覽：

外呼系統(tǒng)的功能多樣，基本能滿足企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展的需求，它的功能有外呼任務(wù)、工單創(chuàng)建、數(shù)據(jù)權(quán)限管理、服務(wù)總結(jié)、滿意度情況、IVR信息交互驗證等等等。

一、外呼系統(tǒng)的功能介紹

1、外呼任務(wù)

外呼數(shù)據(jù)可以一鍵導(dǎo)入，管理員可自主進(jìn)行外呼任務(wù)的創(chuàng)建、編輯和刪除，發(fā)起外呼時可將外呼號碼分配到指定座席人員。

2、工單創(chuàng)建

對于解決不了的客戶問題，客服可以直接在彈屏頁創(chuàng)建問題工單，轉(zhuǎn)給VIP客服或者協(xié)調(diào) 企業(yè)內(nèi)部資源，協(xié)同處理，工單觸發(fā)可以選擇定時觸發(fā)或條件流轉(zhuǎn)觸發(fā)。

3、數(shù)據(jù)權(quán)限管理

自定義設(shè)置電銷組的組織架構(gòu)，不同的身份自動賦予對外呼任務(wù)和數(shù)據(jù)的不同權(quán)限，實現(xiàn)任務(wù)數(shù)據(jù)的分離和統(tǒng)一管理，保證組織業(yè)務(wù)的清晰分工運(yùn)轉(zhuǎn)。

4、服務(wù)總結(jié)

客服人員可根據(jù)需要對每通來電進(jìn)行小結(jié)，包括來電咨詢的所屬業(yè)務(wù)、業(yè)務(wù)類型、處理狀態(tài)等，服務(wù)小結(jié)的字段可自定義。

5、滿意度情況

用戶與客服通話后，系統(tǒng)自動提示對該服務(wù)質(zhì)量給出評價，如：滿意、不滿意，可按坐席維度，查看通話記錄的滿意度情況。

6、IVR信息交互驗證

IVR導(dǎo)航中，支持通過按鍵輸入進(jìn)行信息驗證（如身份驗證、號碼驗證、訂單驗證等）。

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呼叫中心詞匯全解：

在客戶為主導(dǎo)的市場下，呼叫中心憑借能提升企業(yè)品牌形象、坐席工作效率和客戶滿意度的優(yōu)點(diǎn)，遍布在各行各業(yè)，如客服部門、銷售部門、技術(shù)維修部門、政府部門熱線、水電力、調(diào)度系統(tǒng)、銀行、教育領(lǐng)域、醫(yī)療衛(wèi)生部門等。

一、技術(shù)詞匯

CTI (Computer TelephonyIntegration)，計算機(jī)電話集成技術(shù)簡稱，主要是處理電話語音、傳真、電子郵件、移動新媒體、網(wǎng)站客服等信息媒體與計算機(jī)間的通訊和交流。

IVR(Interactive Voice Response)，即互動式語音應(yīng)答，進(jìn)入服務(wù)中心，用戶可以根據(jù)語音引導(dǎo)操作，獲取有關(guān)的信息。

PBX（Private Branch Exchange），用戶級交換機(jī)，即公司內(nèi)部使用的電話業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)，系統(tǒng)內(nèi)部分機(jī)用戶共享一定數(shù)量的外線。

TTS（Text To Speech），即“從文本到語音”，是人機(jī)對話的一部分，讓機(jī)器能夠說話。常見于醫(yī)院、銀行等播報排號系統(tǒng)。

ASR（Automatic Speech Recognition），自動語音識別技術(shù)，是一種將人的語音轉(zhuǎn)換為文本的技術(shù)?？筛鶬VR搭配，用戶直接陳述問題，系統(tǒng)快速匹配給出答案，效率高。

REC（Record），電話錄音技術(shù)，通過監(jiān)測電話線路上的語音通訊信號，并將這些信號（模擬的或數(shù)字的）轉(zhuǎn)化為可以保存和回放的介質(zhì)的一種技術(shù)或方法。

EIM（Enterprise Instant Messaging），企業(yè)聊天，面向企業(yè)終端使用者的網(wǎng)絡(luò)溝通工具服務(wù)，使用者可以通過安裝了即時通信的終端機(jī)進(jìn)行兩人或多人之間的實時溝通。交流內(nèi)容包括文字、界面、語音、視頻及文件互發(fā)等。

ACD（Automatic Call Distribution），自動分配技術(shù)，是呼叫中心整個前臺接入系統(tǒng)邏輯功能的描述，按照一定的規(guī)則將接入的呼叫轉(zhuǎn)接給最佳坐席。

CRM（Customer Relationship Management），客戶管理系統(tǒng)，利用相應(yīng)的信息技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來協(xié)調(diào)企業(yè)與顧客間在銷售、營銷和服務(wù)上的交互，向客戶提供個性化的客戶交互和服務(wù)的過程。

DNS（Domain Name System），全球域名解析，因特網(wǎng)上作為域名和IP地址相互映射的一個分布式數(shù)據(jù)庫，能夠使用戶更方便的訪問互聯(lián)網(wǎng)，而不用去記住能夠被機(jī)器直接讀取的IP數(shù)串。通過主機(jī)名，最終得到該主機(jī)名對應(yīng)的IP地址的過程叫做域名解析。

VoIP（Voice over Internet Protocol），將模擬信號（Voice）數(shù)字化，以數(shù)據(jù)封包的形式在IP網(wǎng)絡(luò)(IP Network）上做實時傳遞。VoIP可以在IP網(wǎng)絡(luò)上便宜的傳送語音、傳真、視頻、和數(shù)據(jù)等業(yè)務(wù)，如統(tǒng)一消息業(yè)務(wù)、虛擬電話、虛擬語音/傳真郵箱、查號業(yè)務(wù)、Internet呼叫中心、電話視頻會議、電子商務(wù)、傳真存儲轉(zhuǎn)發(fā)和各種信息的存儲轉(zhuǎn)發(fā)等。

E1，采用同步時分復(fù)用技術(shù)將30個語音信道（64KB）和2個控制信道（16kb）復(fù)合在一條2.048Mbit/s的高速信道上。

SIP（Session Initiation Protocol），會話初始協(xié)議，用來幫助提供跨越因特網(wǎng)的高級電話業(yè)務(wù)。因特網(wǎng)電話（IP電話）正在向一種正式的商業(yè)電話模式演進(jìn)，SIP就是用來確保這種演進(jìn)實現(xiàn)而需要的NGN(下一代網(wǎng)絡(luò)）系列協(xié)議中重要的一員。

二、功能詞匯

1、多級語音導(dǎo)航

基于IVR的自動語音導(dǎo)航系統(tǒng)，其功能相當(dāng)于一個自動總機(jī)系統(tǒng)，客戶可根據(jù)語音提示進(jìn)行相應(yīng)的操作，使原來需要人工操作的相關(guān)信息，通過預(yù)先錄制的語音來獲得。具體功能包括：語音導(dǎo)航菜單定制，多級菜單的靈活跳轉(zhuǎn)；咨詢查詢；信息定制；語音留言等方面。

空閑休息時間可以通過漫游轉(zhuǎn)接手機(jī)或者開啟全自動語音導(dǎo)航服務(wù)。

2、自動外呼群呼

基于CTI核心搭建的自動外呼系統(tǒng)，實現(xiàn)批量呼叫等便捷功能。

可以在鍵盤上輸入號碼、鼠標(biāo)點(diǎn)擊號碼、或者屏幕取號實現(xiàn)電話呼出；

也可以導(dǎo)入大量的客戶數(shù)據(jù)，然后對這些客戶數(shù)據(jù)進(jìn)行群呼，通常應(yīng)用于電話營銷、電話回訪、問卷調(diào)研等業(yè)務(wù)中。功能包括群呼任務(wù)新建、任務(wù)分派、任務(wù)統(tǒng)計，座席人員的去話呼叫和呼叫內(nèi)容記錄等。

3、智能話務(wù)分配

智能話務(wù)分配是基于ACD內(nèi)核構(gòu)建的模塊，將呼入電話根據(jù)一定規(guī)則進(jìn)行分配給坐席。分配規(guī)則包括按話務(wù)量平均分配、按優(yōu)先順序分配、按來電區(qū)域分配、按客戶類型分配、按上次接聽座席分配等。

4、電話交換功能

電話交換機(jī)功能是基于PBX實現(xiàn)的，呼叫中心軟件提供了豐富的話務(wù)交換功能，具體包括歡迎詞定制、自動總機(jī)、多機(jī)振鈴、直撥分機(jī)、分機(jī)撥分機(jī)、分機(jī)撥外線、指定外線呼出、電話搶接、電話轉(zhuǎn)接、強(qiáng)插強(qiáng)拆等。

5、分公司電話管理

通過金恒科技免費(fèi)提供的全球域名解析服務(wù)（DNS），分公司座席可直接登錄總公司的通話服務(wù)器，實現(xiàn)來電接聽、電話呼出、內(nèi)部聊天、在線客服、后臺數(shù)據(jù)查詢等功能。

6、手機(jī)漫游通話

當(dāng)座席人員出差或不在座位上時，可將在線狀態(tài)設(shè)置為漫游。座席人員就能用手機(jī)接聽客戶的來電，以及通過發(fā)送短信，用手機(jī)連接到公司總機(jī)，實現(xiàn)電話的呼出和記錄通話內(nèi)容等。

7、多座席電話客服/電話銷售

座席登錄后，系統(tǒng)會自動彈出工作界面，顯示當(dāng)前通話的客戶名稱、歷史通話次數(shù)、上次通話座席、客戶區(qū)域、電話號碼、來電或呼出、當(dāng)前通話座席、開始時間、通話時長等。

系統(tǒng)會自動顯示座席名稱，確定和告知當(dāng)前通話由本座席發(fā)起或接聽；

座席可以點(diǎn)擊客戶名稱，查看客戶詳情和歷史通話軌跡。

座席可以對每次客戶通話添加備注，以便在下次來電時自動顯示。

8、客戶管理

基于CRM技術(shù)的小型客戶管理系統(tǒng)，用以添加、修改、刪除、導(dǎo)入和導(dǎo)出聯(lián)系人，可以設(shè)定黑名單和客戶服務(wù)級別等，已加入到客戶管理中的客戶，在下次來電時，在工作平臺上會自動顯示其姓名。新來的有效客戶會自動添加到聯(lián)系人列表中。

9、座席管理

用以添加部門和座席工號，編輯座席名片；可以設(shè)置座席權(quán)限，包括查看聊天記錄、設(shè)定網(wǎng)站客服職責(zé)、監(jiān)聽座席錄音、編輯刪除記錄、工作平臺顯示的客戶范圍、來電呼出號碼是否完全顯示等；

高管級可以收聽全部錄音和查看全部客戶資料，管理級可以收聽本部門的錄音和查詢本部門的客戶資料，普通級只能收聽本人的錄音和查詢本人的客戶資料。

10、企業(yè)聊天

AOFAX企業(yè)聊天是集成到座席工作平臺上的軟件，快捷、私密、功能強(qiáng)、可管理。其主要功能如下：

即時消息： 聯(lián)機(jī)與脫機(jī)消息，支持消息的自定義。

常用功能： 可變字體和顏色，發(fā)送表情、鏈接、圖片等。

消息群發(fā)： 支持多人對話和消息群發(fā)。

狀態(tài)管理： 離開、在線、漫游等常用狀態(tài)。

群組功能： 支持多人群組，且群組模式下支持自定義表情及貼圖功能。

文件傳輸： 高速、穩(wěn)定的實時文件傳輸功能，文件大小不受限制。

記錄查詢： 實時記錄所有聊天記錄，可自我查詢，或按級別定義向下查詢。

11、計劃任務(wù)

座席可以添加針對具體客戶的回訪任務(wù)； 計劃在當(dāng)天完成，或在當(dāng)天之前未完成的任務(wù)，均顯示在座席的工作平臺上；

任務(wù)可以通過三種方式結(jié)束：已進(jìn)行通話、點(diǎn)擊完成或點(diǎn)擊取消； 后臺程序自動統(tǒng)計計劃任務(wù)的完成情況。

12、工單系統(tǒng)

可以設(shè)定多個和多級文件簽審流程。

文件在多個座席之間自動流轉(zhuǎn)；每個座席可以添加批注/日期等；可以將用戶自定義的Word表格或文件等導(dǎo)入簽審流程；可以追查每個座席的簽審細(xì)節(jié)。

13、話務(wù)監(jiān)控

系統(tǒng)可對座席人員與客戶的通話實現(xiàn)監(jiān)聽、錄音查詢等，并對銷售人員的業(yè)務(wù)咨詢解答能力、售后人員服務(wù)質(zhì)量能夠做到有效的監(jiān)控管理且提供指導(dǎo)幫助，為客戶需求做出滿意的服務(wù)。

14、報表系統(tǒng)

自動統(tǒng)計出勤天數(shù)，計算和比較各座席在設(shè)定時段內(nèi)的工作量（通話時長/通話次數(shù)），分析接聽電話的轉(zhuǎn)出率等；

可以實時監(jiān)聽和遠(yuǎn)程回放針對某座席的特定錄音；

可以按年、月、日以及自定義周期統(tǒng)計來電及呼出的變化；

可以按國際、國內(nèi)地理位置統(tǒng)計來電及呼出的分布情況；

可以按通道統(tǒng)計線路的使用情況。

15、知識庫

把常見問題錄入到知識庫中，座席可隨時按條目或關(guān)鍵詞檢索調(diào)用，用以輔助座席人員的銷售與客服。

16、班長席（質(zhì)檢子系統(tǒng)）

利用錄音信息、數(shù)據(jù)庫信息等進(jìn)行質(zhì)檢，實現(xiàn)對分組、話務(wù)員工作質(zhì)量的客觀評價，為實施獎罰，提高話務(wù)員的業(yè)務(wù)水平、提高服務(wù)質(zhì)量提供依據(jù)。

17、電話會議（多方會議）

所謂電話會議，利用電話機(jī)和手機(jī)作為工具，實現(xiàn)內(nèi)線和外線的集結(jié)會議，實現(xiàn)多方會話，會議設(shè)置主持人管理模式，豐富的電話會議管理功能。

18、移動OA

移動端的呼叫中心客戶APP端，PC端功能的精簡版，包括簽審、查詢記錄、簽到、網(wǎng)站客服、通話等功能。

19、在線客服

只需在網(wǎng)頁中插入一段代碼，就可以實時觀察網(wǎng)站訪客的來源、次數(shù)、當(dāng)前訪問頁面、上次工作座席、上次聊天備注等。訪客端無需安裝插件，支持多個網(wǎng)站同時聊天和主動發(fā)起對話，支持網(wǎng)頁對話、消息預(yù)知、訪客阻止、訪客標(biāo)注、客服轉(zhuǎn)接、截圖和發(fā)送文件等強(qiáng)大功能；支持企業(yè)聊天、客戶管理、工效分析和多種統(tǒng)計報表等。

訪問網(wǎng)站和電話咨詢是客戶與一家企業(yè)交流的兩種最通用途徑，當(dāng)前市場上所有的產(chǎn)品只能用兩個獨(dú)立的產(chǎn)品分而治之。AOFAX首創(chuàng)將網(wǎng)站客服和電話客服無縫結(jié)合，客戶無論通過網(wǎng)站來訪或電話咨詢，座席人員可以在一個工作界面與之交流，系統(tǒng)也會完整地記錄客戶交替通過網(wǎng)站和電話交流的歷史軌跡。

20、掛機(jī)短信

當(dāng)客戶用手機(jī)來電、或員工呼叫客戶手機(jī)號碼掛機(jī)后，系統(tǒng)會自動發(fā)送預(yù)先設(shè)定的短信內(nèi)容，發(fā)送的條件可以設(shè)置為所有號碼均發(fā)送、當(dāng)日首次通話時發(fā)送、30日首次通話時發(fā)送、首次通話時發(fā)送。

21、無紙傳真

AOFAX無紙傳真技術(shù)，國內(nèi)首家無紙傳真機(jī)的供應(yīng)商，具備傳真群發(fā)、電子簽章、文件簽審、漫游收發(fā)傳真、郵件收發(fā)傳真、垃圾傳真過濾等功能，可以與工控機(jī)搭建一起，實現(xiàn)無紙傳真功能。

22、來電彈屏

客戶來電時，通過彈屏提醒，客戶信息一目了然，以往通話記錄等都能夠顯示，有助于快速確定客戶問題，解決客戶問題，提高效率。

23、電話錄音功能

實時錄制每條電話線的通話錄音，以MP3或WAV格式存放在指定硬盤上；一個錄音產(chǎn)生一個文件，一天的錄音放在同一個文件夾中，文件命名簡潔規(guī)范，查找方便快捷。

使用MP3方式存放（WAV格式比MP3大8倍），錄音時間與硬盤容量的計算方式為：

1秒=1K byte，1小時=3.6M，10萬小時（約11.4年）=360G

AOFAX電話錄音監(jiān)控系統(tǒng)還支持存儲滿報警、自動刪除過期錄音文件以及異地自動備份等功能。

24、無線連接臺

當(dāng)沒有電話外線、或者辦公地址可能變更、或者不想固定外線號碼時，可選配AOFAX無線連接臺。使用時，插入SIM卡，將無線連接臺出來的電話線連接至AOFAX通話服務(wù)器的外線端口即可。 AOFAX無線連接臺性能穩(wěn)定，通話清晰，在微弱信號環(huán)境下，可以連接外部天線以提升靈敏度；當(dāng)需要多條電話外線時，可以將多部無線連接臺并接使用。

三、優(yōu)秀詞匯

1、微笑

對服務(wù)行業(yè)來說，至關(guān)重要的是微笑服務(wù)。微笑服務(wù)并不意味著只是臉上掛笑，而應(yīng)是真誠地為顧客服務(wù)，借助換位思考，體會客戶的著急心情，最重要的是在感情上把顧客當(dāng)親人、當(dāng)朋友，與他們同歡喜、共憂傷、成為顧客的知心人。

2、傾聽

傾聽屬于有效溝通的必要部分，以求思想達(dá)成一致和感情的通暢。訴說者與傾聽者的一唱一和有助于化解矛盾。每個坐席應(yīng)該學(xué)會傾聽，盡管客戶說的你已經(jīng)聽過幾百遍，也要虛心、耐心、誠心和善意為訴說者排憂解難。

3、能力

能力 ，是完成一次服務(wù)或者業(yè)務(wù)所體現(xiàn)出來的素質(zhì)。能力是直接影響活動效率，并使活動順利完成的個性心理特征。優(yōu)秀的坐席必須對自身產(chǎn)品有較深的了解，對相關(guān)知識也需要略懂一二，方能讓客戶信任你，給客戶留下專業(yè)客服的形象。

4、信任

信任在業(yè)務(wù)洽談和客服支持中，起到?jīng)Q定性作用，影響客戶信任企業(yè)的因素包括口碑、意圖、能力、可靠性，及前述的善意等，從這些方面把握客戶是最好的突破口，讓客戶信任坐席，進(jìn)而會讓客戶忠誠于企業(yè)。

5、壓力

壓力是坐在電話面前的人員普遍存在的問題，無論是銷售業(yè)務(wù)還是客服支持，面對形形色色的客戶，千變?nèi)f化的情景，需要坐席保持積極的心態(tài)去面對，并學(xué)會通過一些科學(xué)的方法排解壓力。

6、計劃

呼叫中心坐席人員的工作強(qiáng)度大，變化性大，時間容易在接聽和呼叫中慢慢流逝，如果沒有確切可行的計劃，會容易迷失目標(biāo)，偏離任務(wù)要求。制訂工作計劃，將事務(wù)整理歸類，并根據(jù)輕重緩急來進(jìn)行安排和處理，提高工作效率，讓工作更加具體充實，為計劃提供預(yù)留時間，掌握一定的應(yīng)付意外事件或干擾的方法和技巧，準(zhǔn)備應(yīng)變計劃。

7、投訴

認(rèn)真傾聽投訴，表明您的關(guān)注并且向客戶呈現(xiàn)出負(fù)責(zé)任的態(tài)度，保持冷靜自信，記錄客戶投訴信息，不要打斷客戶，讓他發(fā)泄憤怒或不滿的情緒，表示您的同情和認(rèn)同，收集事實和調(diào)查準(zhǔn)確數(shù)據(jù)以便確認(rèn)真正問題所在，記錄客戶提供相關(guān)投訴信息并復(fù)述每一條數(shù)據(jù)，強(qiáng)調(diào)共同利益并且負(fù)責(zé)任地承諾一定幫助客戶解決問題，激勵客戶參與商量解決方案，確認(rèn)解決方案和兌現(xiàn)承諾，信息及時傳遞反饋。

8、您好！

您好！千言萬語一句話，酸甜苦辣由它始。

參考資料：AOFAX呼叫中心系統(tǒng)，深圳金恒科技有限公司。

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呼叫中心系統(tǒng)

，系統(tǒng)性能穩(wěn)定，通話質(zhì)量好，外呼效率也非常高。

電話外呼系統(tǒng)辦理流程：

1、對客戶進(jìn)行電話外呼系統(tǒng)需求調(diào)研：需求坐席數(shù)量、功能要求、建設(shè)形式（租用/自建）等

2、簡呼銷售、技術(shù)人員給出價格方案、系統(tǒng)建設(shè)方案。與客戶進(jìn)行溝通，確定實施方案。

3、對有需要試用的客戶，進(jìn)行7天免費(fèi)試用，滿意即可簽訂合約正式安裝。

4、確定安裝方案后，準(zhǔn)備好所需設(shè)備（電話外呼系統(tǒng)租用形式的客戶，硬件需要網(wǎng)關(guān)、話機(jī)，自建呼叫中心需要網(wǎng)關(guān)、服務(wù)器、耳麥、普通話機(jī)），上門安裝調(diào)試，現(xiàn)場培訓(xùn)指導(dǎo)。

5、安裝完成后，客戶正式使用，如遇到任何問題，歡迎咨詢簡呼相關(guān)服務(wù)人員進(jìn)行上門或遠(yuǎn)程解決。

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