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客服中心通話時長管控方法分析

通話時長是客服中心能效管控的一項指標，但是對其如何管理，卻充滿著爭議。這主要是因通話時長與客戶訴求一次解決率、服務滿意率、質(zhì)檢成績等其他重點指標存在一定制約關(guān)系，管控通話時長給座席帶來一定心理壓力，如果匆匆結(jié)束通話，也會造成客戶的不良感知。但從另一角度講，通話時長是能效管控的重要指標，是成本控制、勞動生產(chǎn)率提升的關(guān)鍵要素，快速專業(yè)的解決問題會更好地提升客戶感知。下面對該問題進行剖析。
01
通話時長與相關(guān)指標關(guān)系

圖1展示了某客服部門座席的通話時長與人工服務滿意率、客戶訴求一次解決率之間的關(guān)系?？煽闯鐾ㄔ挄r長與滿意率、訴求解決率之間不是負相關(guān)關(guān)系，滿意率與訴求解決率在通話時長為150s的左右兩側(cè)分布較為均衡。超過150s后，通話時長的增加并沒有帶來相應滿意率和訴求解決率的增長。

通過比較時長較短和較長的座席對同一業(yè)務的錄音發(fā)現(xiàn)，短時長座席在提問先后次序、話術(shù)組織、安撫技巧、業(yè)務熟悉程度等方面存在優(yōu)勢，這些優(yōu)勢可以通過培訓宣貫得到推廣。
02
通話時長的管控思路

通話時長的管控重點在于管理導向是否與座席、客戶需求相一致。目前有些客服中心采取計件制薪資計算方式，由服務量決定績效，這間接對通話時長提出了要求；有的客服中心采用綜合評價模式?jīng)Q定績效，通話時長或話務量在績效中占有一定比重，這種情況下，通話時長目標值設(shè)定和績效占比很關(guān)鍵，直接影響座席感知和服務水平。

總體來說，通話時長更多地是一個過程性指標，而非結(jié)果性指標，客戶需要簡潔專業(yè)的服務，而不是通話時長跟業(yè)務流程、知識支撐、座席業(yè)務能力、話術(shù)組織、安撫技巧、服務習慣、服務意識等有關(guān)，如業(yè)務流程過于繁瑣，造成通話時長居高不下，但是怎樣發(fā)現(xiàn)這些問題，并針對性地解決問題，需要明確具體思路。根據(jù)該指標的管理經(jīng)驗來看，主要分為：（一）多維度數(shù)據(jù)分析；（二）具體問題定位；（三）制定改進措施；（四）措施推廣；（五）效果追蹤，五個階段（如圖2）。

03
數(shù)據(jù)分析與定位

深入分析通話時長業(yè)務分布、重點人員分布，定位主要的影響通話時長的問題點。
1.業(yè)務點分析與定位
收集各類業(yè)務細分類的通話時長，業(yè)務分類分的越細定位會越具體，對于無法明確具體業(yè)務點的分類，可以通過識別工單中關(guān)鍵字、工單熱點等進行細分定位。
分析時，除了看各類業(yè)務的平均通話時長，還要根據(jù)工單量確定該類業(yè)務點的影響程度，從而確定改進重點。
以國家電網(wǎng)公司客戶服務中心某部門的通話時長數(shù)據(jù)為例，通過帕累托圖確認主要影響通話時長的業(yè)務點，見圖3。
影響程度是累加（每通電話時長-平均通話時長）數(shù)據(jù)得出。

通過分析，可以看出對通話時長影響較大的業(yè)務點（如：一戶無電、查詢電費、咨詢總戶號、電量異常等），改進順序優(yōu)先從影響較大業(yè)務入手。
2.具體問題定位
（1）人員定位
表1通話時長人員定位

對座席個人的近期較長時間的通話時長和近一周的通話時長進行對比分析，可以發(fā)現(xiàn)新員工、初級員工的通話偏長的比例較大，應將他們作為優(yōu)先改進對象。
（2）問題點定位
定位出了具體業(yè)務點和個人問題，還需進一步抽取相關(guān)錄音，確定問題點。主要問題點如表2所示。
表2問題點定位

04
改進措施制定與推廣

1.業(yè)務改進
根據(jù)分析出現(xiàn)的問題點，通過查找標桿員工對該類問題的解答技巧和實際業(yè)務需求，可以對業(yè)務規(guī)則和話術(shù)進行優(yōu)化，對知識庫知識點進行完善。如：針對座席在通話結(jié)束后才問客戶產(chǎn)權(quán)的問題，明確要求座席須嚴格按照一戶無電排查流程，必須先問產(chǎn)權(quán)，明確產(chǎn)權(quán)后再進行業(yè)務受理；在問詢地址和核對地址時，客戶往往提供的地址很隨意，建議座席使用引導話術(shù)：“請您提供下您的詳細地址，哪條街道、哪個小區(qū)、房號，方便我們工作人員處理”。
2.服務習慣改進
通過分析的座席服務習慣問題，明確相關(guān)處理措施。如：客戶姓氏必須在通話開始進行詢問；對于問題比較多的客戶，要禮貌打斷客戶，幫助客戶總結(jié)問題；加強新員工在階梯電價、電費政策等方面存在業(yè)務薄弱點培訓等。
3.措施推廣

將發(fā)現(xiàn)的問題及解決方案匯總后，對全員或者重點員工進行宣貫培訓，保證分析結(jié)果的落地實施，達到管控目的。

05
效果追蹤

對重點人員和重點業(yè)務點的通話時長進行日追蹤、周對比，聽取一定比例錄音，檢查執(zhí)行情況，總結(jié)改善情況持續(xù)改進。

標簽：廣安黔東麗水嘉興宜賓安順恩施黑龍江

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