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呼叫中心高績效管理應(yīng)該關(guān)注的指標(biāo)

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高績效管理應(yīng)該關(guān)注的指標(biāo) 績效就是我們想要的東西,也可以說是期望的工作結(jié)果。投資者對(duì)經(jīng)營者有工作期望,總經(jīng)理對(duì)員工有工作期望,經(jīng)理對(duì)員工有工作期望,這個(gè)期望不就是我們通常所說的績效。績效不等于個(gè)人能力、工作經(jīng)驗(yàn)、工作態(tài)度、年齡,在健康狀況、思想品德、知識(shí)結(jié)構(gòu)、學(xué)歷;績效反映了在一定時(shí)期內(nèi)某個(gè)組織及組織成員是否完成工作目標(biāo),完成多少等。 績效有顯性的,也有隱性的??冃Ч芾硎枪芾碚吆蛦T工雙方就目標(biāo)及如何達(dá)到目標(biāo)達(dá)成共識(shí),并增強(qiáng)員工成功達(dá)到目標(biāo)的一種管理方法。績效管理不是簡單的任務(wù)管理,它特別強(qiáng)調(diào)溝通、輔導(dǎo)以及員工能力的提高??冃Ч芾聿还鈴?qiáng)調(diào)結(jié)果,而且重視達(dá)成目標(biāo)的過程。 一個(gè)組織的績效至少取決于對(duì)三個(gè)因素相互作用的控制,這三個(gè)因素是資本、技術(shù)和人力資源。由技術(shù)獲得的收益可以通過與此相似的控制系統(tǒng)來評(píng)估。組織的人力資源對(duì)生產(chǎn)力的貢獻(xiàn)難以精確衡量,可恰恰它又是生產(chǎn)力三要素中最核心的因素。它只能通過一段時(shí)間員工的工作結(jié)果與員工的工作行為來評(píng)價(jià)。并且,對(duì)員工業(yè)績的考核,不僅僅是發(fā)現(xiàn)問題、解決問題,更重要的是讓員工有一種持續(xù)改進(jìn),提高對(duì)績效的信心。聰明的管理者將績效管理看作是與員工溝通、使員工了解企業(yè)、希望他們做什么的一個(gè)機(jī)會(huì)。 在 CC-CMM標(biāo)準(zhǔn)中,績效管理的目標(biāo)是關(guān)注如何實(shí)現(xiàn)呼叫中心運(yùn)營機(jī)構(gòu)的戰(zhàn)略經(jīng)營目標(biāo)、價(jià)值分配、內(nèi)部運(yùn)營管理效果。通過對(duì)結(jié)果的管理,管控整個(gè)流程的運(yùn)作與改善,并通過考核標(biāo)準(zhǔn)化的指標(biāo)以達(dá)到預(yù)期的管理目的。
數(shù)據(jù)是呼叫中心日常運(yùn)營的產(chǎn)物,不同的數(shù)據(jù)之間有著千絲萬縷的聯(lián)系,數(shù)據(jù)背后代表的是運(yùn)營績效。我們要明確地劃分?jǐn)?shù)據(jù),區(qū)分?jǐn)?shù)據(jù)的重要性,并根據(jù)設(shè)定的戰(zhàn)略目標(biāo)來采取行動(dòng)以達(dá)到相應(yīng)指標(biāo)的目標(biāo)值。設(shè)立呼叫中心關(guān)鍵績效指標(biāo)目標(biāo)值,能夠使高層領(lǐng)導(dǎo)清晰了解對(duì)公司價(jià)值最關(guān)鍵的經(jīng)營操作的情況,使其能及時(shí)診斷經(jīng)營中的問題并采取行動(dòng),有力推動(dòng)公司戰(zhàn)略的執(zhí)行,為業(yè)績管理和上下級(jí)的交流溝通提供一個(gè)客觀基礎(chǔ),使經(jīng)營管理者集中精力于對(duì)業(yè)績有最大驅(qū)動(dòng)力的經(jīng)營方面。 對(duì)于管理者來說,設(shè)定績效指標(biāo)對(duì)員工的績效進(jìn)行管理是他們實(shí)施管理的需要。對(duì)于自我管理的專業(yè)人士或者團(tuán)隊(duì)來說也是如此。因此如果沒有績效指標(biāo),就無法得知什么是所期待的目標(biāo),無法對(duì)目前的狀況進(jìn)行評(píng)估,也不知道依據(jù)什么對(duì)員工反饋績效評(píng)估結(jié)果。不設(shè)定績效指標(biāo),就無法知道現(xiàn)在的績效表現(xiàn)與期望是否有差距,也不知道該提高到什么程度。而且,缺乏績效提高前后的數(shù)據(jù)或信息,也就無法知道績效是不是有了提高。高績效的個(gè)人或團(tuán)隊(duì)通常都有清晰的目標(biāo),他們清晰地知道自己將要做什么,以及將要做到什么程度。 在企業(yè)績效管理實(shí)踐中,很多管理者希望所有考核指標(biāo)結(jié)果都能按公式計(jì)算出來,實(shí)際上這是不現(xiàn)實(shí)的,某種意義上是管理者回避了問題,也是管理者的一種偷懶行為。績效考核不是績效統(tǒng)計(jì),一定要發(fā)揮考評(píng)人的主觀能動(dòng)性,根據(jù)實(shí)際情況的變化,對(duì)績效被考核者做出客觀公正的評(píng)價(jià)。在設(shè)定績效指標(biāo)時(shí),通常需要考慮兩類標(biāo)準(zhǔn):基本標(biāo)準(zhǔn)與卓越標(biāo)準(zhǔn)。 基本標(biāo)準(zhǔn)是指對(duì)某個(gè)被考核對(duì)象而言期望達(dá)到的水平。這種標(biāo)準(zhǔn)是每個(gè)被考核對(duì)象經(jīng)過努力都能夠達(dá)到的水平。并且,對(duì)一定的職位來說,基本標(biāo)準(zhǔn)可以有限度地描述出來?;緲?biāo)準(zhǔn)的作用主要是用于判斷被考核者的績效是否能夠滿足基本的要求??己说慕Y(jié)果主要用于決定一些非激勵(lì)性的人事待遇,如基本的績效工資等。 卓越標(biāo)準(zhǔn)是指對(duì)被考核對(duì)象未做要求和期望但是可以達(dá)到的績效水平卓越標(biāo)準(zhǔn)的水平并非每個(gè)被考核對(duì)象都能達(dá)到,只有一小部分被考核對(duì)象可以達(dá)到。由于卓越標(biāo)準(zhǔn)不是人人都能達(dá)到的,因此卓越標(biāo)準(zhǔn)主要是為了識(shí)別角色榜樣。對(duì)卓越標(biāo)準(zhǔn)考核的結(jié)果可以決定一些激勵(lì)性的人事待遇,例如額外的獎(jiǎng)金、分紅、職位的晉升。 績效管理中的數(shù)據(jù)指標(biāo)可分為兩種:定量指標(biāo)和定性指標(biāo)。定量指標(biāo)可理解為KPI指標(biāo),即能被量化為硬數(shù)字或目標(biāo)的業(yè)績指標(biāo),或者反映關(guān)鍵價(jià)值驅(qū)動(dòng)力,如財(cái)務(wù)價(jià)值創(chuàng)造、運(yùn)營效率或有效性、戰(zhàn)略目標(biāo)等。定性指標(biāo)是指能力指標(biāo),反映在某一特定職位所需的軟性技能或能力,需要采用詳細(xì)的業(yè)績分段描述來減少打分時(shí)的主觀性。定性能力指標(biāo)更適用于那些不期易定量衡量業(yè)績的崗位,不是通用技術(shù)或管理能力,衡量獨(dú)特專業(yè)知識(shí)、新業(yè)務(wù)等。但定性指標(biāo)不太適用于有定量業(yè)績指標(biāo)的崗位(通話量等),對(duì)業(yè)績這有更高責(zé)任的高層管理人員,以及個(gè)人業(yè)績更重要的崗位等。 在呼叫中心行業(yè),定量指標(biāo)在績效考核指標(biāo)體系中占有重要的地位,在為保證績效考核結(jié)果公正客觀方面具有重要作用。但定量考核指標(biāo)并不意味著和考核結(jié)果必然是公正公平的,考核結(jié)果公正公平不一定需要全部是定量指標(biāo)。要求考核指標(biāo)全部量化的管理者,在某種程度上是不稱職的,表明其沒有正中確評(píng)價(jià)下屬工作狀況的能力。 績效指標(biāo)也不能全部依靠定量指標(biāo),因?yàn)橐粋€(gè)有效的定量評(píng)價(jià)指標(biāo)必須要滿足以下幾個(gè)前提,任何一個(gè)前提不存在,定量指標(biāo)考核的公平公正性就受到質(zhì)疑。而在企業(yè)績效管理實(shí)踐中,并不是所有的考核指標(biāo)都滿足以下的條件: 第一,定量考核指標(biāo)一定要符合公司發(fā)展戰(zhàn)略導(dǎo)向;如果定量考核指標(biāo)不符合公司發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo),那么一定會(huì)產(chǎn)生南轅北轍的效果。很多公司對(duì)人力資源部考核指標(biāo)都有一個(gè)關(guān)鍵人才流失率,而且這個(gè)指標(biāo)定義非常清楚科學(xué)對(duì)于什么是關(guān)鍵人才、如何鑒別流失,都有明確規(guī)定。這樣一個(gè)指標(biāo)考核人力資源部門是有問題的,關(guān)鍵崗位人員流失的原因是多方面的,下定決 心要走的人才留下來對(duì)公司也不會(huì)有什么重大貢獻(xiàn)。考核關(guān)鍵崗位人員流失率,不如考核關(guān)鍵崗位人員滿足率更適合。 第二,定量考核指標(biāo)績效目標(biāo)制定要科學(xué)合理,能考慮內(nèi)部條件、外部環(huán)境等多方面因素。如果目標(biāo)制定不合理,沒有充分考慮各種因素條件,會(huì)造成更大的不公平。在企業(yè)績效管理實(shí)踐中,很多公司績效考核最終不能堅(jiān)持下來,最關(guān)鍵的原因就是沒有實(shí)質(zhì)辦法將績效目標(biāo)制定得公平公正。 第三,定量指標(biāo)可以明確定義、精確衡量,數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確可靠并且獲取成本有限。事實(shí)上,有眾多會(huì)計(jì)準(zhǔn)則約束的財(cái)務(wù)報(bào)告數(shù)據(jù)尚有很多處理空間,那么很多定量數(shù)據(jù)的可靠性、有效性的確會(huì)受到質(zhì)疑。 第四,定量考核指標(biāo)績效目標(biāo)的完成不會(huì)降低工作質(zhì)量,否則會(huì)有非常嚴(yán)重的負(fù)面效果。以工作質(zhì)量降低來滿足工作數(shù)量要求,對(duì)組織的損害是長期而深遠(yuǎn)的很多公司對(duì)人力資源部門的考核指標(biāo)有培訓(xùn)工作完成及時(shí)率,實(shí)踐過這個(gè)指標(biāo)的人力資源管理者應(yīng)該知道,不會(huì)有哪個(gè)公司人力資源部門完不成這樣的考核指標(biāo)。事實(shí)上,這種考核指標(biāo)的完成有時(shí)是以工作質(zhì)量的降低作為代價(jià)的:本來培訓(xùn)的條件不具備,但如果先培訓(xùn)完了再說,培訓(xùn)的必要性和效果都會(huì)受到影響。 既然定量指標(biāo)的運(yùn)用需要一定條件,那么就應(yīng)該發(fā)揮過程指標(biāo),在考核中的重要作用,應(yīng)該充分尊重直線上級(jí)在考核中的主觀評(píng)價(jià)作用。事實(shí)上,沒有任何別人比主管更清楚知道下屬的工作狀況,任何一個(gè)稱職的領(lǐng)導(dǎo)都非常清楚下屬工作績效狀況,因此用過于復(fù)雜的方法尋求績效考核的公平公正是低效的。 在 CC-CMM標(biāo)準(zhǔn)中,要達(dá)到高標(biāo)準(zhǔn)要求績效體系中衡量的指標(biāo),在過去一段時(shí)間跨度內(nèi)至少有50%的時(shí)間段內(nèi)達(dá)到目標(biāo),或者至少有75%的指標(biāo)達(dá)標(biāo)或持續(xù)改善。上面提到上游客戶角度中的高績效標(biāo)準(zhǔn),我們嘗試從這些標(biāo)準(zhǔn)當(dāng)中來逐個(gè)分析指標(biāo)的關(guān)注點(diǎn)。 在一般情況下,呼叫中心績效數(shù)據(jù)的指標(biāo)可分為關(guān)鍵用戶指標(biāo)、運(yùn)營支持指標(biāo)和財(cái)務(wù)性指標(biāo)等三類。關(guān)鍵用戶指標(biāo)通常從質(zhì)量、效率、可達(dá)性和滿意度四個(gè)方面來考慮。例如致命錯(cuò)誤率、首次解決率、平均處理時(shí)長、服務(wù)水平和最終用戶滿意度等。關(guān)鍵用戶指標(biāo)和用戶使用呼叫中心服務(wù)時(shí)的感受緊密相關(guān),這些指標(biāo)的數(shù)據(jù)的好壞直接影響著用戶的滿意度和忠誠度。因此,現(xiàn)有的呼叫中心往往對(duì)關(guān)鍵用戶指標(biāo)設(shè)有高目標(biāo)值,比如致命錯(cuò)誤率低于2%服務(wù)水平要求8040,也就是大于等于80%的電話要在40秒內(nèi)響應(yīng)。 而運(yùn)營支持指標(biāo)可幫助呼叫中心實(shí)現(xiàn)對(duì)應(yīng)于關(guān)鍵用戶指標(biāo)所設(shè)定的目標(biāo)值。通常從質(zhì)量、效率、可達(dá)性和發(fā)展四個(gè)方面來考慮,例如預(yù)測(cè)準(zhǔn)確率、招聘準(zhǔn)確率和完成率、缺勤率和成長率等。呼叫中心通過對(duì)運(yùn)營支持指標(biāo)的管理來間接服務(wù)幫助關(guān)鍵客戶指標(biāo)達(dá)標(biāo)。 財(cái)務(wù)性指標(biāo)是對(duì)關(guān)鍵用戶指標(biāo)和運(yùn)營支持指標(biāo)的總結(jié)。我們可以通過財(cái)務(wù)指標(biāo)來認(rèn)識(shí)到運(yùn)營管理的有效性。財(cái)務(wù)指標(biāo)往往包含每月總收入、每月運(yùn)營總成本、平均交易成本、平均座席成本和投資回報(bào)率等指標(biāo),呼叫中心可以通過對(duì)關(guān)鍵用戶指標(biāo)和運(yùn)營支持指標(biāo)所取得成績的改善來最終提高自己的財(cái)務(wù)指標(biāo)值。財(cái)務(wù)性績效指標(biāo)可顯示出策略和執(zhí)行是否改善了公司利潤,典型的財(cái)務(wù)目標(biāo)和盈利、成長及股東價(jià)值有關(guān)。財(cái)務(wù)性指標(biāo)是一般企業(yè)常用于績效評(píng)估的傳統(tǒng)指標(biāo)。但是,不是所有的長期策略都能很快產(chǎn)生短期的財(cái)務(wù)盈利,企業(yè)應(yīng)利用其對(duì)外部世界的獨(dú)特認(rèn)識(shí)和對(duì)成功關(guān)鍵因素的理解來幫助自己對(duì)客戶滿意度、內(nèi)部運(yùn)營效率、創(chuàng)新和進(jìn)步作出分析,以便最終在財(cái)務(wù)指標(biāo)得到反映。 有效的關(guān)鍵績效指標(biāo)應(yīng)該有如下特征: ①必須和公司的經(jīng)營、管理戰(zhàn)略目標(biāo)緊密結(jié)合,是對(duì)公司整體戰(zhàn)略目標(biāo)的分解和支持。通過將總體戰(zhàn)略細(xì)化到各級(jí)單位的具體目標(biāo),使公司上下有共同的方向,采取統(tǒng)一的行動(dòng)。 ②必須是綜合平衡的,既有結(jié)果類( Lagging)的財(cái)務(wù)指標(biāo),又有過程類Leading)的客戶、運(yùn)營和成長/員工指標(biāo);既考慮公司的近期利益,又考慮公司的長遠(yuǎn)利益。 ③提供自下至上對(duì)各層的考核指標(biāo),來指示完成戰(zhàn)略所需的行動(dòng)和這些行動(dòng)和戰(zhàn)略方針?biāo)鶎a(chǎn)生的影響。必須和部門的職責(zé)掛鉤,是該部門可控的,但又不是對(duì)每個(gè)職能進(jìn)行簡單逐一的考核。 ④指標(biāo)間的邏輯關(guān)系清晰,互相支持。部門間的指標(biāo)必須體現(xiàn)部門與部門的互相支持和配合;部門內(nèi)的指標(biāo)必須體現(xiàn)下級(jí)的績效指標(biāo)是上級(jí)指標(biāo)的 分解,并且支持上級(jí)指標(biāo)。 ⑤KPI必須遵循 SMART原則,即KPI是具體的( Specific),可衡量的( Measurable),可實(shí)現(xiàn)的( Attainable),相關(guān)的( Relevant),有時(shí)間的(Timeframed)。這一原則同樣適用于指標(biāo)目標(biāo)值的設(shè)定。 ⑥指標(biāo)的數(shù)量應(yīng)該是有限的,不是越多越好。除人力資源部門外,建議所有部門負(fù)責(zé)人以上崗位的績效指標(biāo)中,必須有1~2個(gè)關(guān)于成長/員工類的指標(biāo)。 ⑦通過針對(duì)長期的非財(cái)務(wù)指標(biāo)與著重短期的財(cái)務(wù)指標(biāo)的評(píng)估,處理好長遠(yuǎn)戰(zhàn)略與短期目標(biāo)之間的平衡;通過對(duì)個(gè)人和集體能力的客觀評(píng)估基礎(chǔ)上建立業(yè)績目標(biāo),促進(jìn)拔高的努力目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

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