管理電話的基本功能包括接聽、轉(zhuǎn)接人工、查詢電話號碼等，呼叫中心系統(tǒng)可以通過呼叫中心對客戶進行管理。呼叫中心是為方便客戶，而專門設(shè)置的用于客戶與公司之間聯(lián)系的計算機通訊系統(tǒng)，是現(xiàn)代計算機通信技術(shù)與電信網(wǎng)結(jié)合在一起而產(chǎn)生的一種新的應(yīng)用。
企業(yè)在發(fā)展過程中會遇到很多客戶來電，但因為自身電話不夠多，往往不能及時接聽處理;在工作過程中經(jīng)常需要進行文件發(fā)送或接聽電話等，也不方便進行管理;同時公司也需要通過電話與客戶溝通，但往往因為沒有電話轉(zhuǎn)接功能而造成無法及時將企業(yè)信息傳達給每一個人或其他部門。
如何更好地利用400電話來實現(xiàn)以上的功能是眾多企業(yè)考慮的問題。
企業(yè)要發(fā)展，要想贏得用戶、留住用戶是必須做到的，但是對于大部分中小企業(yè)來說根本沒有能力去進行專業(yè)的系統(tǒng)設(shè)置，這就給了企業(yè)一個使用400號碼來實現(xiàn)管理與辦公的機會。
400號碼在幫助員工提高工作效率、促進溝通方面具有不可比擬的優(yōu)勢。
在許多人看來撥打400就是撥打400,這只是普通呼叫中心和座席簡單地交換電話而已;但是通過使用400號碼進行管理和辦公，才能真正實現(xiàn)對客服人員工作效率、用戶體驗等方面的提升;只有通過這樣嚴格規(guī)范和專業(yè)系統(tǒng)設(shè)置才能真正將呼叫中心進行信息化管理。
一、功能強大，實現(xiàn)客戶管理
[1]它具有通話記錄功能，可以隨時查詢所有客戶信息，并提供多種記錄方式。
[2]通過對400電話數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析，為企業(yè)發(fā)展提供有效的決策依據(jù)。
[3]客戶管理功能：將呼叫中心系統(tǒng)中的電話數(shù)據(jù)按客戶編號進行分類管理，支持導(dǎo)出通話記錄和通話清單的導(dǎo)出。
[4]來電顯示：可以按照不同國家或地區(qū)，設(shè)置不同的接聽時間和來電號碼，也可以對已設(shè)置好的接聽時間進行任意編輯、刪除等操作。
[5]自動轉(zhuǎn)接服務(wù)：在接聽了客戶的電話后，系統(tǒng)自動將呼叫中心的線路轉(zhuǎn)接到相應(yīng)客戶;同時也可以對撥打線路進行設(shè)置或指定該線路的座席號碼或用戶號。
二、方便快捷，快速呼叫
(1)多功能，更貼心：可以設(shè)置通話中接聽、呼入等多個不同的功能，并根據(jù)需要設(shè)置不同的撥號方案，可以選擇按時間、來電號碼進行撥號處理;
(2)自動應(yīng)答，提高效率：通過400電話系統(tǒng)自動應(yīng)答，有效提高通話效率和工作人員的服務(wù)質(zhì)量;
(3)呼叫轉(zhuǎn)移，避免打錯或漏打：系統(tǒng)支持呼出轉(zhuǎn)接功能，當客戶在撥打了400號碼但未接通或在等待時撥打了其他號碼，只要在等待的過程中接到了400電話并確認是要打電話的客戶就可以將其轉(zhuǎn)接到對應(yīng)的號碼上;
(4)智能呼入轉(zhuǎn)接：座席接聽后按0鍵即自動轉(zhuǎn)接至人工座席接聽，并通過語音提示進行通話;
三、規(guī)范管理，提升服務(wù)水平
[1]為客服人員提供更好的工作環(huán)境。
[2]400呼叫中心通過語音信箱、在線留言等方式，為用戶提供更加方便的服務(wù)。
[3]呼叫中心的管理者可以利用400電話為自己企業(yè)進行業(yè)務(wù)營銷，提升客戶服務(wù)水平和企業(yè)形象。
[4]通過設(shè)置400電話，管理者可以輕松的掌握員工的工作情況。
呼叫中心管理系統(tǒng)能將客戶來電直接轉(zhuǎn)接到相關(guān)人員，提高服務(wù)水平、改善服務(wù)態(tài)度，是企業(yè)實現(xiàn)信息化管理目標的重要途徑之一。
四、提高工作效率減少加班時長
使用400電話后，客服人員可以在自己的電腦上進行操作，減少了因操作失誤造成的失誤，同時也大大提高了工作效率。
另外需要注意的是，400電話具有錄音功能，當遇到突發(fā)事件時可以記錄下來，方便事后回聽或事后分析。
五、節(jié)約成本，提高收益
通過400電話辦公，企業(yè)只需要在電腦前就可以完成對客戶的各種服務(wù)，而無需花費大量時間在前臺接待。
呼叫中心的功能不僅僅是接聽和轉(zhuǎn)接客戶電話，更多的是能夠為企業(yè)節(jié)約人力成本、提高業(yè)務(wù)效率，并幫助公司進行宣傳推廣。如果您想要了解更多400電話功能可以與我們線上客服聯(lián)系。
(文章轉(zhuǎn)載于天潤融通)
