在世界各地，組織正在計(jì)劃員工在家中工作數(shù)周或數(shù)月，并評(píng)估真正可能性。以前與客戶或同事親自進(jìn)行的面對(duì)面會(huì)議現(xiàn)在必須在遠(yuǎn)程進(jìn)行。
會(huì)議技術(shù)已經(jīng)有了長足發(fā)展，有許多基本撥入的替代方法。但是，隨著公司轉(zhuǎn)向大規(guī)模遠(yuǎn)程工作，許多公司正在發(fā)現(xiàn)Web會(huì)議工具的缺點(diǎn)。我們已經(jīng)確定了評(píng)估解決方案時(shí)要考慮的四個(gè)因素。
1、簡單性
多年來，電話會(huì)議一直是日常生活的重要組成部分，但是一些員工將首次使用會(huì)議技術(shù)。他們必須能夠安排和從家中的電話撥入，而不是依靠同事來建立聯(lián)系?？蛻舯仨毮軌騾⒓訒?huì)議而不必下載軟件，而軟件通常會(huì)被安全設(shè)置阻隔。與Outlook和移動(dòng)應(yīng)用程序之類的日常工具集成可以提高可用性。對(duì)于國際使用，請(qǐng)選擇具有多語言界面的解決方案。底線--為避免浪費(fèi)時(shí)間盡快開始會(huì)議和處理干擾，必須簡化和直觀地實(shí)現(xiàn)用戶體驗(yàn)。
2、可以提高生產(chǎn)率的功能
為了使電話會(huì)議能有效替代面對(duì)面的會(huì)議，它必須產(chǎn)生可比的結(jié)果。尋找可以改善遠(yuǎn)程會(huì)議的功能。屏幕共享使參與者可以一起查看內(nèi)容，而不必通過電子郵件發(fā)送文檔，而是希望每個(gè)人都在同一頁面上。添加視頻可以增加參與度，但這并不總是合適的。例如，在與許多來賓進(jìn)行長時(shí)間通話時(shí)，視頻可能會(huì)分散注意力，并妨礙多任務(wù)處理，例如檢查電子郵件。選擇一種遠(yuǎn)程會(huì)議解決方案，使主持人可以輕松地以純音頻方式發(fā)起呼叫并自行決定是否發(fā)起視頻連接。
3、信息安全
遠(yuǎn)程會(huì)議可能是組織信息安全中被遺忘的漏洞?；镜碾娫挄?huì)議容易導(dǎo)致意想不到的來賓接聽--經(jīng)常是無意間（例如，會(huì)議超支，來賓撥入下一個(gè)呼叫），但有時(shí)是出于惡意原因。網(wǎng)絡(luò)和視頻會(huì)議軟件通過讓主持人準(zhǔn)確看到正在通話的人，從而暴露了意外的來賓，從而克服了這一問題。但是在最近的12個(gè)月中，一些最常用的Web和視頻會(huì)議解決方案已發(fā)現(xiàn)安全漏洞。用戶容易受到間諜，拒絕服務(wù)攻擊和惡意軟件的攻擊。
4、絕對(duì)的音頻可靠性
如果有一項(xiàng)不可討價(jià)還價(jià)的功能，那就是音頻可靠性。僅一位聽不見的客人就足以將電話會(huì)議變成一場災(zāi)難。大多數(shù)網(wǎng)絡(luò)會(huì)議平臺(tái)都使用VoIP傳輸音頻，并通過Internet發(fā)送數(shù)據(jù)包。數(shù)據(jù)包的任何丟失都將導(dǎo)致"抖動(dòng)"--單詞混亂或完全丟失。當(dāng)用戶使用公用寬帶上的家庭寬帶加入電話會(huì)議并在進(jìn)入公司網(wǎng)絡(luò)創(chuàng)建阻塞點(diǎn)時(shí)，這是一個(gè)特別的問題。相比之下，遠(yuǎn)程會(huì)議解決方案通過常規(guī)電話線路由所有呼叫，并且僅使用Internet進(jìn)行屏幕共享和視頻，始終可提供100％的音頻可靠性。
把用戶放在第一位
如果企業(yè)確實(shí)發(fā)現(xiàn)其會(huì)議平臺(tái)不能有效地支持在家中進(jìn)行大規(guī)模工作，那么過渡到新解決方案或部署備份為時(shí)不晚。軟件即服務(wù)（SaaS）解決方案可以按使用量付費(fèi)的方式在不到24小時(shí)的時(shí)間內(nèi)在公司范圍內(nèi)推出，也可以由個(gè)人用戶下載。
在這個(gè)充滿挑戰(zhàn)的時(shí)刻可以保持生產(chǎn)力，客戶服務(wù)和成果將使企業(yè)處于優(yōu)勢地位。這將需要強(qiáng)有力的領(lǐng)導(dǎo)，紀(jì)律嚴(yán)明的運(yùn)營和一支敬業(yè)的團(tuán)隊(duì)。但是擁有正確的工具進(jìn)行有效的交流也將發(fā)揮至關(guān)重要的作用。
