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商標(biāo)信息的搜集過(guò)程雖然是有選擇性的,但是仍然會(huì)有很多信息是重復(fù)的或者無(wú)用的,因此商標(biāo)信息整理的第一步就是對(duì)搜集到的信息進(jìn)行鑒別和選留,從而保證商標(biāo)信息的質(zhì)量。選擇的一般原則是:適合本商標(biāo)生產(chǎn)、設(shè)計(jì)、科研、經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)管理工作的需求;資料可靠、準(zhǔn)確;資料內(nèi)容完整;資料內(nèi)容新穎。經(jīng)過(guò)選擇后的信息資料應(yīng)該是確有價(jià)值的、質(zhì)量較好的、重點(diǎn)突出的、具有實(shí)用性的資料,而不是包羅萬(wàn)象的大雜燴。為了把好信息資料的選留關(guān),商標(biāo)管理者應(yīng)該派專人來(lái)對(duì)搜集到的信息進(jìn)行匯集、鑒定,然后統(tǒng)一進(jìn)行篩選工作。
商標(biāo)信息整理的第二步是對(duì)信息進(jìn)行濃縮。通過(guò)選擇后留下來(lái)的信息,去除了重復(fù)的部分,但是還不能保證信息是最簡(jiǎn)練的,持別是一些文獻(xiàn)資料,冗余信息比較多,需要進(jìn)行精煉。濃縮就是要將一些敘述啰唆的信息簡(jiǎn)化成最直接、最簡(jiǎn)練的表述方式,突出重點(diǎn),提高信息的利用價(jià)值。
接著要做的就是對(duì)濃縮后的商標(biāo)信息進(jìn)行分類。分類是根據(jù)信息的共同點(diǎn)和差異點(diǎn),將信息區(qū)分為不同種類的方法。分類的目的并不在于進(jìn)行詳細(xì)區(qū)分,而是要將龐雜的信息群中彼此相似的部分歸納起來(lái),以便信息的檢索和利用。分類的方式通常有以下兩種:按形式分,即按照會(huì)議記錄、法律政策文獻(xiàn)、調(diào)查報(bào)告、報(bào)紙信息、視頻信息、網(wǎng)絡(luò)信息等不同的形式對(duì)信息進(jìn)行分類。一般不同形式的信息,其記載的載體就不同,如會(huì)議記錄的載體是紙,而視頻信息通常是用錄像帶等載體記錄下來(lái)的,網(wǎng)絡(luò)信息則是用電文檔的形式記錄下來(lái)的,所以這種分類方式的優(yōu)勢(shì)在于比較簡(jiǎn)便,容易操作。另一種分類方式是按內(nèi)容來(lái)分,即按照信息所涉及的方面進(jìn)行分類,如生產(chǎn)信息、銷售信息、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的信息等。這種分類方式的優(yōu)勢(shì)在于可以使商標(biāo)管理者方便地找到所需要的信息通常商標(biāo)管理者在進(jìn)行商標(biāo)信息分類的時(shí)候,可以根據(jù)實(shí)際情況將兩種方法結(jié)合起來(lái)使用,最大限度地提高商標(biāo)信息的利用率。
在對(duì)商標(biāo)進(jìn)行分類之后,商標(biāo)管理者還可以將某些相關(guān)性比較高的信息列成圖標(biāo)借助符號(hào)來(lái)濃縮信息,并一目了然地表明信息之間的相互關(guān)系。最后,商標(biāo)管理者應(yīng)該將整理后的信息建立成信息庫(kù),既方便信息的存儲(chǔ)和檢索,又有利于進(jìn)行累計(jì)、平均、匯總和計(jì)數(shù)等統(tǒng)計(jì)分析工作,是信息管理現(xiàn)代化的重要方式。

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