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遷移到IP電話的十個技巧

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  要成功地轉(zhuǎn)換到IP電話,正確的產(chǎn)品、人員和流程缺一不可。

  當一個機構(gòu)考慮可能影響到每個員工的變革時,例如部署覆蓋整個企業(yè)的IP電話,變革流程通常注重硬件、軟件和如何盡快地將技術(shù)投入使用。但是必須意識到,人員也是企業(yè)基礎(chǔ)設(shè)施的重要組成部分。

  依據(jù)這條原則,下面給出了管理覆蓋整個企業(yè)的IP電話部署項目的十個技巧。它們關(guān)注的焦點不是技術(shù)架構(gòu),而是通過實際部署獲得的最佳實踐。

  技巧1:組建一個跨部門團隊

  組建一個具有技術(shù)專長,能夠代表用戶的團隊。關(guān)鍵成員包括一位高層管理人員,一位項目負責人,技術(shù)專家,以及來自于整個機構(gòu)的相關(guān)領(lǐng)域的專家。在涉及到全球或者跨國區(qū)域時,包含來自于各個地區(qū)的成員。

  技巧2:讓您的用戶參與

  對于變革的抗拒心理是很正常的,幾乎總是會出現(xiàn)。通過教育手段和經(jīng)常的交流,控制用戶預期,消除項目的神秘性和不確定性。

  技巧3:做好前期調(diào)研工作

  理解機構(gòu)的文化對于在很大范圍內(nèi)成功部署新技術(shù)具有重要的意義。需要考慮下列問題:
  • 您的企業(yè)是否鼓勵承擔風險?
  • 根據(jù)以前的技術(shù)部署項目,用戶對接受培訓的積極性有多高?
  利用在過去行之有效的措施,并吸取別人的教訓。

  技巧4:確保根據(jù)用戶需求制定設(shè)計需求

  進行調(diào)查和組建焦點小組,找出用戶喜歡的服務(wù)和功能。以調(diào)查為手段,發(fā)現(xiàn)關(guān)鍵的通信功能,驗證重要的業(yè)務(wù)需求,了解風險承受能力和用戶目前遇到的困難,以及找出那些對您的業(yè)務(wù)具有重要意義的關(guān)鍵功能。

  技巧5:謹慎啟動,穩(wěn)步發(fā)展,積極進取

  您的部署戰(zhàn)略應(yīng)當讓您可以隨著經(jīng)驗的增長而逐步加快行動速度。員工數(shù)量、用戶需求的復雜度、機構(gòu)規(guī)模和所有員工的分散程度都會影響您的遷移戰(zhàn)略。制定一項考慮到所有可能發(fā)生變化或者影響網(wǎng)絡(luò)實施的因素的戰(zhàn)略。

  技巧6:遵循80/20規(guī)則

  成功取決于很多要素,其中最重要的是規(guī)劃。事實上,部署項目通常包含80%的準備和20%的安裝。簡而言之,如果您將計劃放在最重要的位置,部署任務(wù)將會變得順利得多。

  技巧7:確保成功的切換

  成功的第二日切換(即在采用新的IP電話解決方案割接之后)需要一個精心制定的支持計劃,其中包含四個要素:
  • 團隊:可以解決全部問題的人員
  • 流程:利用已有的流程,而不是創(chuàng)建新的流程
  • 服務(wù):內(nèi)部和外部團隊、管理工具和全球覆蓋
  • 工具:用于在用戶發(fā)現(xiàn)問題之前解決問題的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控工具
  技巧8:保持新網(wǎng)絡(luò)的整潔

  大部分大型企業(yè)都擁有數(shù)百條線路和電路。隨著時間的發(fā)展,其中有很多會被遺忘,或者沒有得到充分的使用。將您的IP電話部署項目視為重建網(wǎng)絡(luò),清理和準備IP基礎(chǔ)設(shè)施的重要機會。因此,當部署團隊開始轉(zhuǎn)換時,盡可能多地清理PBX上的無用線路,只轉(zhuǎn)換那些目前正在使用的線路。

  技巧9:為返還租用的PBX制定計劃

  負責設(shè)備更新的團隊人員應(yīng)當將所有PBX租約輸入到一個電子表格之中,為及時返還這些PBX設(shè)備制定一個項目計劃。

  技巧10:回顧過去,向前邁進,展望未來

  無論一個IP電話部署項目涉及200還是20000部電話,變革管理都將成為最具挑戰(zhàn)性的長期流程,但這并不是因為日常改動或者軟件升級而造成的。保持一個既嚴格,而又便于管理、可擴展,流程對于您的成功具有重要意義,因此,您需要通過記錄您的部署過程和獲得的教訓,盡可能多地消除未知因素。

思科公司(www.cisco.com)

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