立思辰公司的副總經理馬黎陽最近心情不錯，不少難以攻克的客戶最近的簽約意向越來越明顯。這家公司一年光房子的租金就上億。我們能夠幫他們省個幾百萬的文件費用，在前幾年他們根本就不在意，但現在有八成的把握談成這筆生意。”馬黎陽正在忙著推動手頭一家大型金融國企的項目。金融風暴來襲，首當其沖的就是新股發(fā)行停止和證券市場萎縮，而幾百萬的文件費用，在這家投資銀行眼中也不再是看不上的小錢。
例子不止這一個。經濟危機到來的時候，當開源”日益困難，大大小小的公司只能將自己的視線轉向節(jié)流”。以出租文件設備，外包企業(yè)文件打印服務為主業(yè)的立思辰迎來生意的紅火時光。過去幾年我們的文件外包業(yè)務年增長超過50％，今年還會繼續(xù)增長。”立思辰董事長池燕明說，2008年他的公司銷售額達到2.8億人民幣。在長長的客戶名單上，你可以找到國家工商總局、北方電訊、中海油等政府、大型企業(yè)的名字。
所謂打印外包，是指企業(yè)通過租賃文件設備（打印機、復印機、掃描儀、傳真機等）的方式來打印辦公文件。馬丁（Martin Leicht）是一所國際學校的IT中心主任，也是打印外包的受惠者之一，辦公設備的管理曾經是個挺讓他頭疼的活兒。在這所外國人學校里，孩子從小學三年級就開始頻繁使用電腦，而電腦的大量使用也讓打印成了老師和學生們在學習中最常進行的工作。不停地更換墨粉、聯絡維修、隨著學校的擴張不斷購置辦公設備都讓他的IT部門頗為辛苦。2006年，馬丁開始與立思辰合作，將所有的文件設備（打印機、復印機、掃描儀、傳真機等）的所有權以轉讓的方式全部歸入立思辰名下，進行必要的更換后再以租賃的模式由京西學校使用。立思辰將設備按照師生們的使用習慣重新部署，并接手運營、耗材更換、維保。馬丁只付出每年12張支票，所有的一切都由立思辰完成。而利用在設備上加裝的計數器，立思辰按照打印頁數，按張收費。這樣顧客不需要關心設備，而只需要關心使用和成本。其實顧客需要的是一個直徑3英寸的鉆孔，而并不是直徑3英寸的鉆頭。”池燕明引用了一句管理大師西奧多的名言，在他看來客戶需要的同樣只是文件，而并不是打印機，更不是那些維護的麻煩。
在國外，文件外包能夠節(jié)約每印成本10％-25％，而按照池燕明的經驗是15％-20％.我們現在每年的印張數是430萬，與3年前大致相同，但是考慮到學生增加了40％，依然省了不少錢。”在馬丁看來即便是直觀上節(jié)約的效果已經不錯，而耗費在維護設備、采購耗材上的人工、時間等隱性成本的節(jié)約則更為明顯。根據國際外包協會統計，世界500強企業(yè)中，有85％以上采用文件外包服務，而中國企業(yè)中采用文件外包服務的目前尚不足5％.而如果中國企業(yè)500強的文件外包服務比例達到這一水平，可以每年節(jié)約667億元人民幣。即便按照節(jié)約20％計算，整個文件外包市場規(guī)模也將數以千億。
這種模式最直接的節(jié)約首先來自于設備。以前都是誰需要誰就打報告購買，按照現有資源進行合理配置。過高的文印設備占有率降低了公司對文印設備的投資收益、使用效率增建了耗材和維修的使用成本。”中國國際航空公司資產管理部專員曹岳說。他們在經過一年的考慮之后正準備簽下與立思辰的合作，在他們初期試點的首都機場新辦公樓中的1，000多名職員甚至擁有數百臺各種打印機、復印機。而將來被立思辰接管后，將會更多地采用大型綜合一體機取代為數眾多的桌面機，后者數量將會縮減一半以上。
辦公室的職員們往往因為方便，希望能夠擁有自己的臺式打印機，而實際上這是一種很不劃算的做法。小打印機的硒鼓只能打印幾千張，每張成本接近5毛錢。而我們所使用的數碼一體化設備硒鼓可以使用數萬張，單張成本只有2毛左右，平均的維保成本也低得多。”在池燕明看來，并不是每個顧客都能夠了解各種品牌、型號辦公設備的特性和適用范圍，常常出現小馬拉大車的局促或者殺雞用牛刀的浪費。而在曹岳看來，另一個關于設備的浪費是折舊問題。由于缺乏專業(yè)維護，很多本來可以使用3-5年的機器一兩年就不行了，這在公司資產的折舊上也是一筆很大的浪費。”他說。
減少不必要的文件輸出是另一好處。在馬丁的學校，過去由于打印、復印都不收取費用，學生總是隨意打印。而在新的文件系統之下，由于打印的文件都暫時儲存在服務器中，用戶在打印機上刷卡后才能打出。由于機器的集約化布置，人們或多或少總需要走幾步路才能拿到自己的文件，在怕麻煩的心理下，那些可打可不打的文件又會省掉不少。
對馬丁來說，更重要的是通過立思辰的刷卡系統他可以清楚地知道每個學生打印了多少文件，甚至每個學生彩打、黑白多少都可以一目了然。此前沒有人知道學生打印的是學習相關還是私人相關的東西，但是現在馬丁可以通過后臺軟件隨時了解學生的異常打印狀況，并及時與老師溝通。雖然我們不會經常監(jiān)控學生在干什么，但是他們知道有管理系統的存在，潛意識里會節(jié)約不少。”馬丁說。每個學期，京西學校學生的卡中會被充入250元打印費用，足以滿足他們在學習中的打印需求。一旦超出這個限額，費用只能由自己支付。以這樣的操作方式，京西學校不僅可以量化每年的文件費用，而且還可以避免預算外的額外浪費。
清晰可控的文件成本，對于企業(yè)的預算決算同樣重要。即便是這個項目上了以后依然保持成本持平都是值得的。”曹岳如是說，原因除了人力節(jié)約之外還在于這能讓他弄清楚一直算不清的一筆賬——文件處理到底花了多少錢？的確，超過200人的公司沒有多少能夠清晰的計算出自己在維修上花費了多少人工，用了多少墨粉、硒鼓。而將來曹岳則可以清楚地了解每個部門、每個項目甚至每個人的文件成本。了解成本是控制成本的基礎，最大的浪費是那些不知道的浪費，而文件處理正是其中之一。”池燕明如是說。
今年42歲的池燕明畢業(yè)于清華大學。立思辰原本是經營打印設備的經銷商。2004年，當立思辰從一家大型中外合資制造型企業(yè)手中拿到一份不是單純購買復印機，而是希望將文件輸出相關事務全部外包的服務合同時，開始意識到自己應該成為賣鉆孔而不是賣鉆頭的人。從此后立思辰就一發(fā)不可收拾。從機器代理到服務外包，立思辰在市場中發(fā)現了自己跟廠商相比的優(yōu)勢所在——服務創(chuàng)造價值。
不過，在打印外包服務市場競爭也非常激烈。在中國，最早從事打印外包服務海外巨頭富士施樂占據了中國市場50％的服務份額，而立思辰以4.55％的市場份額位居第二，并成了唯一能與富士施樂、理光、惠普競爭的國內廠商。除更了解中國之外，保密是立思辰對抗外企的另一武器。曾經曝光的打印機泄密事件讓政府機關、國企對于來自外企的外包服務總是心存疑慮。對國外的企業(yè)并不是不信任，但畢竟不像國內的公司這么放心，”曹岳說，保密在國航這樣的國企中占有很重要的地位，公司的年報、合同不說，光是專機任務的那一張紙就泄漏不得。”而立思辰是行業(yè)內唯一具有國家保密資質公司的身份也讓他放心不少。
2008年的好收成，讓立思辰決定在今年開始自己的加速擴張。2009年以后我們的重大戰(zhàn)略是通過戰(zhàn)略結盟、兼并合作在全國尋找合作伙伴拓展。”池燕明對未來充滿信心。
