一種按印付費(fèi)的新型打印服務(wù)模式在改變政府機(jī)關(guān)對(duì)控制打印成本和打印預(yù)算管理的認(rèn)知。
最近,北京市門頭溝地稅局采用專業(yè)的辦公文印系統(tǒng)整合優(yōu)化設(shè)計(jì)方案后,重新部署了12臺(tái)功能強(qiáng)、效率高的多功能一體機(jī),摒棄了原有的103臺(tái)打印機(jī)和15臺(tái)復(fù)印機(jī),按需求和用量安置在各部門。每人只有憑考勤卡才可在任意一臺(tái)一體機(jī)上輸出權(quán)限下的打印文件,每臺(tái)多功能一體機(jī)安裝有文件輸出管理計(jì)費(fèi)系統(tǒng),核算員工及部門文件的輸出張數(shù)和費(fèi)用。經(jīng)初步測(cè)算,每年可降低印費(fèi)10%—20%。”
由打印外包服務(wù)商創(chuàng)造的按印付費(fèi)模式為政府節(jié)約辦公提供了新思路。幕后推手是富士施樂、東芝、理光等打印設(shè)備廠商及立思辰(300010,股吧)等第三方服務(wù)提供商。由于單純的硬件同質(zhì)化競(jìng)爭(zhēng)所帶來的利潤越來越低,所以傳統(tǒng)打印輸出設(shè)備廠商開始從賣設(shè)備轉(zhuǎn)向賣服務(wù),即向文印外包服務(wù)商轉(zhuǎn)型,通過合理地移除、配置、更新打印設(shè)備,幫助用戶管理設(shè)備和文印流程,以提高設(shè)備利用率,節(jié)省辦公成本,這樣維護(hù)費(fèi)、耗材支出等輸出成本變得透明可控。”富士施樂(中國)有限公司總裁徐正剛?cè)缡钦f。但打印外包服務(wù)真正進(jìn)入到政府采購市場(chǎng)仍需面對(duì)多道關(guān)卡。一位中央國家機(jī)關(guān)工作人員告訴記者:對(duì)于打印外包,我們有過考慮,但現(xiàn)實(shí)問題是預(yù)算難以編制,涉及到的資產(chǎn)管理問題也難以解決,信息安全更是無法得到信任。”
北京立思辰新技術(shù)有限公司董事總經(jīng)理杜大成對(duì)此深有體會(huì)地說:不僅要讓政府用戶接受打印服務(wù)的理念和價(jià)值,改變傳統(tǒng)的采購習(xí)慣、設(shè)備使用習(xí)慣甚至付費(fèi)模式,而且要在保障信息安全方面下足功夫。”據(jù)介紹,立思辰所提供的文檔打印復(fù)印安全監(jiān)控與審計(jì)系統(tǒng)通過在分散的文件輸出設(shè)備上加裝刷卡控制終端,鎖定設(shè)備復(fù)印、打印功能,只有通過身份識(shí)別的用戶才能在設(shè)定權(quán)限范圍內(nèi)使用該設(shè)備。而且所有用戶的打印復(fù)印操作都受文件輸出管理服務(wù)器的集中監(jiān)控,詳細(xì)而全面記錄文件打印復(fù)印日志信息,方便日后審查和追溯。使用者發(fā)出打印指令后,文件并不在打印機(jī)上直接輸出,使用者在輸出設(shè)備前須身份認(rèn)證,(刷卡或輸入PIN)后,文件才能被打印出來。這樣能確保使用者的打印內(nèi)容第一時(shí)間被使用者本人得到,避免泄露敏感信息。系統(tǒng)還可記錄作業(yè)輸出量,統(tǒng)計(jì)輸出費(fèi)用,將輸出成本按個(gè)人、部門、項(xiàng)目進(jìn)行分?jǐn)?并通過柱狀圖或餅圖直觀地得到設(shè)備符合排名、部門印量排名、打印峰值等分析報(bào)告,為管理者提供決策支持,助其做好資源分配和預(yù)算規(guī)劃。
