外包管理系統(tǒng)由兩大部分組成：一是管理體系，二是支撐工具，二者相輔相成。
管理體系是根本，它決定管什么（內(nèi)容），誰(shuí)來(lái)管（責(zé)權(quán)），以及如何管，即管理的對(duì)象和內(nèi)容、套路和方法規(guī)則。支撐工具是載體，承載著管理內(nèi)容、責(zé)權(quán)和管理方法的落地執(zhí)行，是一個(gè)共享的、透明的、動(dòng)態(tài)的、實(shí)時(shí)的系統(tǒng)平臺(tái)，集資產(chǎn)、合同、外包服務(wù)過(guò)程、外包服務(wù)結(jié)果、技術(shù)方案、成本、質(zhì)量等服務(wù)信息于一體。
按照不同的特性和管理視角，管理對(duì)象又可分為對(duì)硬環(huán)境監(jiān)控和軟環(huán)境監(jiān)控兩部分。硬環(huán)境主要指IT運(yùn)維服務(wù)的對(duì)象（即IT資產(chǎn)），軟環(huán)境主要指服務(wù)的提供者和服務(wù)流程（即IT資產(chǎn)+人+服務(wù)過(guò)程）。
建立完善的IT管理體系后，即可從以下幾個(gè)方面采取措施，多步驟破解外包管理黑盒”。
1. 構(gòu)建責(zé)權(quán)清晰的組織體系
IT部門(mén)承擔(dān)著組織的信息化管理職責(zé)，對(duì)IT規(guī)劃、IT建設(shè)、IT運(yùn)維全面負(fù)責(zé)。信息化組織分工有的企業(yè)按照項(xiàng)目來(lái)設(shè)置，有的按照技術(shù)分類來(lái)設(shè)置，也有的按項(xiàng)目與技術(shù)混合來(lái)設(shè)置。例如，一家企業(yè)的IT組織結(jié)構(gòu)如圖2所示。
其中，網(wǎng)絡(luò)運(yùn)維科僅僅負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行維護(hù)”，不負(fù)責(zé)軟件和網(wǎng)站的運(yùn)維服務(wù)。IT應(yīng)用科負(fù)責(zé)IT業(yè)務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)和運(yùn)維；網(wǎng)站科負(fù)責(zé)網(wǎng)站的建設(shè)和運(yùn)維。很顯然，IT建設(shè)工作和IT運(yùn)維外包管理工作的責(zé)任分散在各個(gè)科室，各行其是。造成該單位的IT運(yùn)維管理處于無(wú)序、無(wú)標(biāo)準(zhǔn)狀態(tài)。
該企業(yè)根據(jù)信息化建設(shè)的進(jìn)度和需要，重新調(diào)整了信息管理部門(mén)的組織結(jié)構(gòu)，如圖3。
IT建設(shè)科負(fù)責(zé)信息化建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)到驗(yàn)收的全過(guò)程管理。其中常設(shè)組織是項(xiàng)目管理組，臨時(shí)性組織是各個(gè)建設(shè)項(xiàng)目組，如ERP組、SCM組等。各個(gè)項(xiàng)目組隨著項(xiàng)目的驗(yàn)收，轉(zhuǎn)入IT運(yùn)維階段。隨著該建設(shè)項(xiàng)目的結(jié)束，建設(shè)科中的臨時(shí)項(xiàng)目組織就會(huì)發(fā)生變化。
IT運(yùn)維科負(fù)責(zé)單位所有軟件、硬件和信息的運(yùn)行維護(hù)。按照專業(yè)進(jìn)行分工，分安全運(yùn)維組、基礎(chǔ)硬件運(yùn)維組（含網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、機(jī)房、終端等）、業(yè)務(wù)系統(tǒng)運(yùn)維組（OA系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)等等）。這三個(gè)部門(mén)會(huì)按照專業(yè)分工，規(guī)范管理所有IT資產(chǎn)的生命周期和狀態(tài)，管理外包成本和技術(shù)積累等等。
IT規(guī)劃/綜合科負(fù)責(zé)信息的對(duì)內(nèi)和對(duì)外的服務(wù)支持。對(duì)內(nèi)統(tǒng)一資產(chǎn)管理、采購(gòu)/合同管理、規(guī)范管理、規(guī)劃和預(yù)算的編制與考核、制度和流程的發(fā)布，以及對(duì)上級(jí)和有關(guān)部門(mén)提供統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表；對(duì)外統(tǒng)一接口，與外單位信息部門(mén)或主管單位信息化業(yè)務(wù)的接口等。
同時(shí)，該企業(yè)還對(duì)每個(gè)崗位的職責(zé)設(shè)計(jì)進(jìn)行了必要的細(xì)化和優(yōu)化，明確了崗位所涉及的流程和權(quán)力等等。
